Чтобы организовать и провести мероприятие, нашей команде необходимо выяснить некоторые детали. Это поможет нам правильно разработать программу, составить сценарий проведения мероприятия и достичь максимального эффекта. И в этом нам потребуется небольшая Ваша помощь. Мы разработали и используем на практике простую схему, которая помогает координировать взаимодействие с заказчиками.

1. Заполните бриф (анкету). Прежде всего, это позволит нам познакомиться. Кроме того, бриф позволяет определить, каким Вы хотите видеть мероприятие, есть ли какие-то специальные требования или условия, и какие ресурсы могут потребоваться. Собственно, заявка не является договоренностью, а служит только для того, чтобы определить Ваши пожелания и наши возможности.

2. Встреча с менеджером. После заполнения заявки с Вами связывается наш специалист, с которым Вы согласуете время и место личной встречи. Наш менеджер отправляется на встречу полностью подготовленный ко всевозможным вопросам и, имеющий при себе варианты проведения мероприятия (типовые сценарии). На встрече решаются вопросы, касающиеся согласования проведения мероприятия. На этом этапе также определяется предварительный расчет бюджета проведения события с учетом Ваших пожеланий. Если Вы выбираете один из вариантов готового сценария, то можно сразу же заключить договор на реализацию проекта, а в случае разработки индивидуального сценария – договор на его разработку.

3. Разработка и доработка сценария. Наше креативное бюро принимает все пожелания клиента, которые поступили на встрече с менеджером, и дорабатывает типовой сценарий с их учетом. При необходимости специалисты разрабатывают оригинальный сценарий, который предназначен только для Вас. Результатом работы бюро станет предварительная смета, в которой будут учтены основные элементы будущего мероприятия.

4. Согласование. Подготовленный или уточненный сценарий, а также смета мероприятия обязательно согласовывается с Вами. Кроме того, разрабатывается и утверждается сценарный план, согласно которому будет проводиться вся работа по организации торжества.

5. Если договор включал только разработку сценария и сметы, то все материалы передаются Вам и эта часть договоренности может считаться выполненной, естественно, после подписания соответствующей документации.

6. Проведение мероприятия силами нашей компании требует заключения договора на реализацию проекта. При заключении такого договора наше агентство обязуется полностью организовать и провести мероприятие в полном объеме, т.е. «под ключ».

После успешного проведения мероприятия мы будем рады Вашему отзыву о нашей деятельности. Это, конечно, не обязательно, но поможет другим нашим заказчикам убедиться в максимальном профессионализме и ответственности.